Política de tratamiento de datos personales Secretariado Nacional de Pastoral Social

Política de tratamiento de datos  personales Secretariado Nacional de Pastoral Social

EL SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL es un Organismo dependiente de la Conferencia Episcopal de Colombia, creado por la XXXIII Asamblea Plenaria Ordinaria del Episcopado Colombiano en 1977, es una entidad de carácter religioso y sin ánimo de lucro, con NIT. 860.039.273-3, Domicilio en Bogotá D. C., con personería jurídica canónica por Decreto de la Conferencia Episcopal del 22 de marzo de 1996, actuando como Responsable de la información y en cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

1.1. Objetivo

Establecer en el SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL, criterios y disposiciones necesarias para realizar el tratamiento de la información y la protección de los datos personales que reposa en las bases de datos y en archivos físicos y electrónicos de la entidad, dando cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012.

1.2. Alcance

La Política de Tratamiento es aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos administradas por el SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL, en desarrollo de su objeto social a través de mecanismos para el ejercicio del derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal que aplica a todos los titulares de la organización, en virtud de alianzas, convenios, contratos o acuerdos con otras entidades.

1.3. Obligaciones 

Esta Política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos del SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL quién actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales dando cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia.

1.4. Responsable del tratamiento

Actuará como responsable del tratamiento de la información y protección de los datos personales registrados en las bases de datos

EL SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL

 

2. Tratamiento y finalidad

El tratamiento que el SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL realizará con la información personal para el desarrollo de su objeto social será la recolección, procesamiento, almacenamiento y buen uso de las bases de datos de los titulares, conforme a la clasificación de los datos personales establecida en el Registro Nacional de Base de Datos Personales (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio y bajo los parámetros de esta Política.

2.1. Tratamiento de datos sensibles

El tratamiento del SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL en el uso de datos sensibles, registrados en las bases de datos, serán los establecidos en las políticas institucionales (Código de protección a la infancia, Código de Conducta para el personal, Código de ética) que buscan la protección y la integridad de las personas que son acompañadas en el desarrollo de la misión social de la entidad.

3. Deberes del responsable de tratamiento 

Conforme al artículo 17 de la ley 1581 de 2012, el Secretariado Nacional de Pastoral Social como responsable del tratamiento de las bases de datos, tendrá los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el titular y de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  11. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. Derechos de los titulares

Según lo planteado en la normatividad el Titular tendrá los siguientes derechos:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Solicitar al Responsable del tratamiento, supresión de sus datos personales cuando así lo requiera.
  4. Solicitar prueba de la autorización otorgada al SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
  5. Ser informado por el SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL, previa solicitud, respecto del uso brindado a sus datos personales.
  6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  7. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  8. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
  9. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre los datos sensibles o sobre los datos que protegen la integridad de las personas.

4.1. Autorización del titular

El Responsable del tratamiento, adoptará todas las medidas necesarias para solicitar al titular de los datos la autorización para el tratamiento, informando los datos que serán recolectados y la finalidad de los mismos.

4.2. Medios y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, Sitio Web o en cualquier otro formato que permita al titular manifestar su consentimiento sobre el tratamiento de los datos personales.

El Secretariado Nacional de Pastoral Social, establecerá los siguientes canales con el fin que los titulares puedan ejercer su derecho de atención:

Página Web: http://caritascolombiana.org

Correo electrónico: [email protected]

5. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

6. Atencion de peticiones, consultas y reclamos

EL SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL actuando como responsable de las bases de datos y garantizando el derecho de los Titulares en el tratamiento de los Datos personales, proporciona canales necesarios para la atención de solicitudes como Quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.

El SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares realicen sus peticiones y consultas:

  • Correos electrónicos: [email protected]
  • Línea telefónica: 4377150 Ext 484
  • Línea de QRSF: Línea gratuita 018000413783
  • Buzones en las comunidades.
  • Página Web: www.caritascolombiana.org
  • Dirección Física: Carrera 58 No. 80-87 de Bogotá D.C.

7. Procedimiento para el ejercicio del derecho de hábeas data

El Derecho Fundamental de Hábeas Data faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión del SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento.

Si un titular considera que el SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL tiene acceso a sus datos personales, puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos o hacer el reclamo si considera que la entidad está haciendo un uso no adecuado de sus datos.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud, le solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre y apellidos completos
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos)
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud (Teléfono, dirección física y/o electrónica). Motivo(s) / hechos(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización
  • otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información). Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el SECRETARIADO NACIONAL DE PASTORAL SOCIAL, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

8. Vigencia

La presenta política para el Tratamiento de Datos Personales, rige a partir del día quince (15) de noviembre del año dos mil dieciocho (2018.)

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.